Sannewel
Blog

"Straight
to the point!"

Zorg voor jouw toekomst, zeg gastvrij nee

23.12.2016

Zorg voor jouw toekomst, zeg gastvrij nee

Voor veel assistentes blijft het een struggle: nee zeggen. Dienstverlening is vaak hun tweede natuur, gastvrijheid staat hoog in het vaandel. Behulpzaamheid net zo. Maar, we weten ook dat veel hooi op je vork nemen niet ten goede komt van de kwaliteit. En op langere termijn ook niet van je vitaliteit. Juist in een functie als assistant is het van groot belang je grenzen aan te geven. Wat doe je wel, wat doe je niet. Waar heb je tijd voor en waarvoor niet. Vaak ben jij de enige die zicht heeft op jouw werkdruk en wat er nu eigenlijk allemaal van je gevraagd wordt. Vooral als je voor meerdere managers tegelijk werkt. In de huidige wereld waar alles alsmaar sneller gaat en waar druk zijn soms een statussymbool lijkt te zijn, is het nog niet zo makkelijk om aan te geven dat je het te druk hebt. Of simpelweg te zeggen dat je bepaalde dingen niet doet. Toch wil ik je op je hart drukken: geef je grenzen aan. Enerzijds uiteraard ter zelfbescherming, ik heb regelmatig assistentes gesproken die eigenlijk een hele toffe job hadden maar er door de werkdruk geen greintje plezier meer uithaalde: zonde! Maar anderzijds: doe het ook voor alle andere assistentes in Nederland.

 

De tijd dat secretaresses klusjes uitvoerde die verder bij niemand ondergebracht konden worden zijn we ruimschoots gepasseerd. Toch gebeurt iets vergelijksbaars nog regelmatig. Bijvoorbeeld: de inkoopafdeling stopt na reorganisatie en een bezuinigingsronde met kantoorartikelen inkopen voor de gehele organisatie. Iedereen kan het vanaf nu voor zichzelf doen is de nieuwe policy… Ieder voor zich en god voor ons allen. Ha ja, ik vergelijk assistentes vaker met godinnen ;-). Nu heb je als assistente twee keuzes. Je voert alle verzoeken uit die op je bord komen. Je zult hierbij de voldoening vooral halen uit de waardering die je krijgt van je collega’s. Heerlijk! Ze kunnen altijd bij je terecht, ze weten dat je ze altijd helpt, je bespaart hen tijd en frustratie, maar meer ook eigenlijk niet. Eerlijk he… Je doet dingen die zij prima zelf kunnen maar waar ze geen zin in hebben. Of waar ze zichzelf te duur voor vinden, die term hoor je vast ook wel eens. Mijn mening: je doet jezelf en alle andere management assistants te kort!! Een andere keuze die je hebt is het bieden van toegevoegde waarde op gebied van jouw expertise. Het verschil maken op kwaliteit en inhoud, in plaats van op tijd en frustratie. Ik wil je uitdagen niet meer overal ‘ja’ op zeggen. Niet voor nog meer mensen meer (basis)taken gaan verzorgen. Maar in plaats daarvan een service te leveren die er echt toe doet én blijft doen, die jou authentiek maakt, die andere mensen raakt. Bekijk ook eens het customer loyalty model dat ik tijdens workshops gebruik. Denk voor jezelf na hoe jij er toe blijft doen in de toekomst van werken. Wat gaat de automatisering niet zomaar van je overnemen?

 

Als je voor jezelf helder hebt waar jouw ‘service excellence’ ligt, waarin jij het verschil maakt, wordt het vanzelf makkelijker om nee te zeggen. Je moet immers je grenzen aangeven om de ruimte te pakken jouw kwaliteiten te benutten. Besef je allereerst dat nee ook een antwoord is en ook een gastvrij antwoord kan zijn. Door bewust nee te zeggen tegen basistaken, zeg je ja tegen jezelf en jouw expertise. Iets waar niet alleen jij beter van wordt, maar ook het bedrijf waarvoor je werkt. Hieronder delen wij twee tips met je die je helpen gastvrij nee te zeggen.

 

1. Geloof in jouw professionaliteit

Voel je niet bezwaard om nee te zeggen. Wat je voelt straal je uit. Wees overtuigd van de waarde die je jezelf -en de taken die jij belangrijk vindt- toe hecht. Wanneer jij in jezelf gelooft, wordt het voor jou vanzelfsprekend om de taken waarin jij niet per se toegevoegde waarde hebt af te stoten. Op een heel natuurlijke manier. Je voelt je daar niet meer verantwoordelijk over, de taken waarin jij toegevoegde waarde biedt zijn namelijk veel belangrijker voor jou en voor het bedrijf. Wees hier ook consequent in. Als je die ene keer wel pennen inkoopt, wek je de indruk dat deze taak bij jou hoort en vindt iedereen het vanzelfsprekend het de tweede keer ook aan jou te vragen.

 

2. Gebruik proactief taalgebruik

Wanneer iemand aan je vraagt of je kunt helpen met een basistaak die niet in jouw #futureofwork takenpakket past, of waar jij geen toegevoegde waarde biedt, hoeft je antwoord niet enkel ‘nee’ te zijn. Let er wel op dat je je niet te veel gaat verantwoorden waarom je iets niet kunt doen. Kies er bijvoorbeeld voor om iemand uit te leggen hoe men het zelf kan oppakken, waar eventueel hulp te vinden is of wanneer je iemand wel kunt helpen als het wel iets is wat jij moet doen maar niet per se nu, op dit moment.

 

“Kun je me helpen een vergaderkamer te boeken voor 6 januari?”, “Ja natuurlijk, je kunt de vergaderzalen op deze pagina vinden, als er een beschikbaar is kun je hem reserveren voor jouw vergadering. Als je er niet uit komt helpt de facility servicedesk je graag verder”.

 

Soms kom je er met subtiele woorden echter niet meteen uit. Yvonne is daar op een creatieve, vriendelijke manier mee om gegaan!  [😉]  Heerlijk! Hoe zou jij dit hebben aangepakt?

 

“Als beginnend secretaresse zo’n 30 jaar geleden werkte ik 40 uur per week voor drie managers. Een van mijn managers vond dat ik daarom verplicht was om per dag 2,6 uur voor hem te werken. Ik probeerde hem uit te leggen dat dit zo niet werkte, omdat ik de ene keer meer voor hem zou werken en dat dit op andere dagen minder kon zijn. Dit vond hij niet kunnen. Na een aantal weken deze discussie gevoerd te hebben, kwam hij met een haastklus die meer tijd vergde dan 2,6 uur en dit moest aan het einde van de dag af zijn. Toen hij aan het eind van de dag vroeg of het gelukt was antwoordde ik: nee, helaas was je tijd om dus het is niet af. Hij knikte begrijpend. Vanaf dat moment heb ik een topbaas aan hem gehad en hebben we altijd een wederzijds respect voor elkaar gehad.”

 

Dank je wel Yvonne, dat ik jouw case als voorbeeld mocht gebruiken.

 

Sannewel. schreef deze blog (als ghostwriter) in opdracht van: www.saravanbroekhoven.nl

blog.

Met mijn blogs inspireer ik je graag over allerlei onderwerpen die mij bezig houden. Ondernemen, werken als Virtual Assistant, rust en ruimte in je leven, de veranderende werkwereld, leven vanuit je hart en alles daar omheen en tussendoor. 

Recent

3 redenen om vanuit een Flexplek... "Wat denk je van een maandje Bali... Netwerken.... HELP!! Hoe wordt... Alles zelf doen is zó 2016! Gastvrijheid: key in ondernemen!